Persondatapolitik

Privatlivspolitik for BoligPortal

1. Beskyttelse af dit privatliv

BoligPortal tager behandling af dine persondata alvorligt. Vi sikrer rimelig og gennemsigtig databehandling i overensstemmelse med gældende regler om behandling af persondata.

Vi behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data når du bruger www.boligportal.dk og vores app.

Privatlivsbeskyttelsespolitikken dækker de tre grupper:

Boligsøgende:

Privatpersoner, samt virksomheder med firmaaftale på boligsøgning for ansatte.

Private udlejere:

En privat udlejer er lovmæssigt defineret således at han/hun max har 1 udlejningsbolig.

Professionelle udlejere

Man er lovmæssigt defineret som professionel udlejer, hvis man har mere end 1 udlejningsbolig i porteføljen. Det betinger ikke, at alle boliger er registreret hos BoligPortal.

BoligPortal er dataansvarlig ift alle tre grupper, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Ift Professionelle udlejere er BoligPortal i visse tilfælde også databehandler – se afsnit nedenstående. 

2. Dataansvar og kontaktoplysninger

BoligPortal er dataansvarlig og kan kontaktes via følgende oplysninger:

BoligPortal
Paludan-Müllers Vej 40 B, 8200 Aarhus N
CVR: 26722535
Telefonnr.: 70208082
Mail: info@boligportal.dk
Website: www.boligportal.dk

Du er til enhver tid velkommen til at kontakte vores kontaktperson omkring vores behandling af dine personoplysninger.

I så fald bedes du kontakte vores ansvarlige for Persondata Karsten Børglum via mail på dpo@boligportal.dk.

3. Vi behandler følgende oplysninger om dig

Vi anvender data om dig for at gøre vores service bedre og sikre kvalitet i vores produkter og tjenester samt i vores kontakt med dig.

De persondata, vi anvender ift boligsøgende, omfatter bla.:

  • For- og efternavn
  • Adresse og telefonnummer
  • E-mail adresse
  • Profildata: profilbillede, alder, beskæftigelse etc
  • BoligAgent (ønske til boligsøgning): Område, budget, antal værelser etc
  • Beskeder: dialog med udlejer i BoligPortals dialog-system
  • Billeder. Uploadede billeder til profilen

Ifm firmaftaler registreres disse oplysninger på vegne af privatpersonerne af en firma-repræsentant

De persondata, vi anvender ift private udlejere, omfatter bla.:

  • For- og efternavn
  • Adresse og telefonnummer
  • E-mail adresse
  • Beskeder: dialog med boligsøgende i BoligPortals dialog-system
  • Billeder. Uploadede billeder af boligen til brug ved annonceringen

De persondata, vi anvender ift professionelle udlejere, omfatter:

  • Samme som private udlejere, plus
  • Firmanavn og CVR nummer
  • Evt navn og kontaktinformation på udlejerens ansatte, som er relevant for boligudlejningen

Såfremt der indgås en serviceaftale med BoligPortal (eks køb af abonnement som boligsøgende, udleje af bolig etc) registreres tillige nødvendige informationer ift denne serviceaftale.

Der gøres opmærksom på, at BoligPortal benytter QuickPay til online køb, og vi opbevarer ikke selv informationerne om betalingsmidler fx kortnumre på betalingskort, bankkontonumre eller lignende.

Udover disse brugerindtastede og editer/sletbare persondata indsamler BoligPortal automatisk systemindsamlede data, som indsamles under brug af BoligPortal.dk (viste boligannoncer, viste kontaktinformationer til udlejer etc).

Det er nødvendigt for BoligPortal at registrere ovennævnte oplysninger, for at kunne opfylde de services, og den aftale vi har indgået med dig.

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun nødvendige persondata

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilket formål. Du modtager oplysning herom på tidspunktet for indsamling af dine persondata.

Mulighed for at kontrollere og opdatere dine persondata

Det er vigtigt, at de indsamlede data ikke er urigtige eller vildledende. Derfor har du fuld adgang til at editere/korrigere i de persondata du selv har indtastet. Med undtagelse af navn og email-adresse – her skal du henvende dig til BoligPortal for at få korrigeret urigtige oplysninger.

Da vores service er afhængig af, at de brugerindtastede persondata er korrekte og opdaterede, beder vi dig kontrollere og eventuelt opdatere dine indtastede persondata regelmæssigt.

De systemindsamlede data kan ikke redigeres, hverken af brugeren eller BoligPortal.

Persondata fra sociale medier

I forbindelse med profildata har vi mulighed for at sammenknytte dine data med data, vi modtager fra andre aktører, fx fra sociale medier såsom Facebook. Vi indhenter dit forudgående samtykke til denne sammenknytning. Persondata indhentet via Facebook (navn, profilbillede etc) anvendes kun til profiloprettelsen – hvor de alle fremgår i profilediteringsfunktionen – og videregives kun til tredjepart med dit forudgående samtykke.

Du kan frit vælge at undlade denne sammenknytning – BoligPortal services er således også fuldt tilgængelige uden sammenknytningen.

Vi indsamler anonymiserede data på baggrund af de registrerede persondata

BoligPortal indsamler løbende data i anonymiseret eller pseudonymiseret form – baseret på de registrerede persondata og systemindsamlede data. Det kan eksempelvis være en registrering af, at en boligsøgende har set en udlejningsannonce indenfor et givet tidsrum. Det er ikke muligt ud fra de anonymiserede data at fremsøge, hvem den pågældende boligsøgende er – og der er derfor ikke nogle personfølsomme oplysninger forbundet med denne registrering.

Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata

Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor, med mindre vi har et lovligt grundlag for at indhente dem. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage – denne tilbagetrækning kan gennemføres online via www.boligportal.dk.

Hvis vi ønsker at anvende dine persondata til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og beder om dit samtykke, før vi påbegynder databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette.

Eftersom vores produkter og tjenester forudsætter at brugeren er fyldt 18 år er der ikke behov for at behandle persondata om børn. Der er derfor ikke behov for et særligt samtykke fra en forælder.

Vi videregiver ikke dine persondata uden dit samtykke

Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, bl.a. til brug for markedsføring, indhenter vi dit samtykke og informerer om, hvad dine data vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse. Dette gøres online ved at framelde samtykke hertil.

Vi indhenter dit samtykke, før vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere i tredjelande. Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere i tredjelande, er vi sikre på, at deres niveau for persondatabeskyttelse passer til de krav, vi har opstillet i denne politik efter gældende lovgivning. Vi stiller bl.a. krav til behandlingen af data, til informationssikkerheden og til opfyldelse af de rettigheder, du har i forhold til fx at modsætte dig profilering og indgive klage til Datatilsynet.

Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed.

Samtykke – og tilknyttede funktioner

Der er reelt set tale om et sæt af samtykker, som er tilpasset de enkelte services på BoligPortal.

Ved at give samtykke til forretningsbetingelserne gives det grundlæggende samtykke til BoligPortals privatlivspolitik, og samtidig gives der samtykke til at BoligPortal kan benytte den tilknyttede email-adresse til fremsendelse af de såkaldte transaktions-mails. Dette omfatter:

  • Mails til bekræftelse af aftalen
  • Mails til bekræftelse af betalinger ifm aftalen
  • Mails til skift af password
  • Andre mails, som er nødvendige for at kunne fortsætte aftalen

Disse mails kan ikke afmeldes – med mindre aftalen bringes til ophør.

Derudover betyder accepten af forretningsbetingelserne, at BoligPortal dermed har samtykke til at fremsende service-mails som kan indeholde hjælp til at få større udbytte af boligsøgningen / boligudlejningen. Dette kan eksempelvis være mails, som giver forslag til en bedre profil, en bedre boligannonce eller muligheden for at tilkøbe ekstra services som kan forøge muligheden for et bedre resultat. Disse servicemails kan du aktivt fravælge online.

I forbindelse med brugen af BoligPortal services kan du vælge at bruge forskellige funktioner såsom BoligAgent, som også resulterer i fremsendelse af emails til din angivne mailadresse. Hvis du ikke ønsker disse funktionsmails skal du undlade at bruge den pågældende funktion, da servicefunktionen betinger muligheden for at kunne kommunikere via mail (alternativt via sms eller push-beskeder til din mobil).

BoligPortal giver desuden mulighed for at tilvælge muligheden for at modtage nyhedsmails, hvor BoligPortal fremsender information om nyheder, events, tips o.lign. som kan være en hjælp for dig som boligsøgende / boligudlejer. Eftersom de ikke er specifikt tilknyttet den service du selv har valgt at indgå aftale med BoligPortal om, skal det være muligt at fravælge disse mails, og de er default deaktiveret.

BoligPortal tilbyder desuden følgende samtykke-muligheder:

  • Samtykke til registrering af lejeforholdet.
    Når udlejer meddeler BoligPortal, at der er fundet en lejer kan BoligPortal søge at indhente samtykke fra den pågældende lejer til at bruge denne information til at tilbyde services som kunne være relevant ifm en flytning.
    Med dette samtykke får BoligPortal mulighed for at overføre den boligsøgendes persondata til specifikke samarbejdspartnere. Det vil fremgå tydeligt, hvilke partnere der er tale om.

Cookies, formål og relevans

Hvis vi placerer cookies, bliver du informeret om anvendelsen og formålet med at indsamle data via cookies.

Vi indhenter dit samtykke ift cookies

Før vi placerer cookies på dit udstyr, beder vi om dit samtykke. Nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger kan dog anvendes uden dit samtykke.

Du kan få flere oplysninger på vores hjemmeside om vores brug af cookies, og om hvordan du kan slette eller afvise dem.

4. Formål, retsgrundlag for behandling og profilering

Formål

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er følgende:

  • Facilitere en effektiv og succesfuld boligsøgning, herunder
    • Oprettelse af profil, så den boligsøgende fremstår bedst muligt ift boligsøgningen
    • Oprettelse af boligagent, se den boligsøgende kan få tilbudt de rette boliger hurtigst muligt
  • Facilitere en effektiv og succesfuld boligudlejning, herunder
    • Oprettelse af annonce på boligportal.dk
    • Oprettelse af annonce hos vore annonceringspartnere
  • Tilbyde relevante services ifm denne søgning/udlejning, herunder
    • Råd og vejledning ifm konkret boligsøgning og boligudlejning
    • Information om lejeboligmarkedet, regler, lovgivning etc.

Retsgrundlag

Vi skal oplyse dig om vores retsgrundlag for behandling af dine oplysninger. Det er følgende:

  • Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a om samtykke
  • Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om nødvendig behandling for at opfylde en aftale med den registrerede eller med henblik på indgåelse af aftale med den registrerede

Profilering

Med oprettelse af brugerprofil og boligagent indtaster du som boligsøgende den profil, som du ønsker anvendt såvel i en manuel som automatisk profilering på BoligPortal.

Den manuelle profilering sker når udlejer skal udvælge den/de boligsøgende han ønsker at gå videre med ift at finde den endelige lejer.

Den automatiske profilering sker bla. på baggrund af den brugeroprettede boligagent, hvor du som boligsøgende angiver interesse for et bestemt område, en bestemt boligtype og størrelse, og potentielt indikerer budget/økonomisk ramme.

BoligPortal tillader ikke frasortering af profiler, såfremt denne frasortering sker på baggrund af etnicitet, religiøs overbevisning eller køn.

Ved fremleje af værelser eller dele af bolig i egen bopæl må udlejer gerne vælge lejer efter køn, da lejeaftalens mere private karakter falder udenfor dette retsområde.

5. Sikkerhed

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt. Vi beskytter også fortroligheden og autenciteten af dine data ved hjælp af kryptering.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt, som krævet i persondataforordningens artikel 34.

For at beskytte dig mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata, benytter vi tekniske løsninger, der automatisk sikrer, at data kun er tilgængelige for relevante medarbejdere.

6. Samarbejdspartnere

Videregivelse

Vi videregiver alene dine data til samarbejdspartnere, hvis vi har modtaget dit samtykke hertil, eller hvis der er tale om nødvendige samarbejdspartnere for at opfylde en kontrakt med dig.

Disse nødvendige samarbejdspartnere kan ses her:

  • QuickPay ift gennemførsel af betalinger
  • Aktuelt videregives der ikke data til andre samarbejdspartnere

BoligPortals databehandlere

For at kunne yde dig den bedste service anvender BoligPortal følgende underdatabehandlere (alle GDPR compliant) med databehandling indenfor EU/EØS:

  • ZitCom A/S, CVR-nr 29412006
  • Amazon Web Services inc.
  • Google Cloud
  • MailChimp
  • Mandrill
  • Zendesk
  • Miralix
  • GitHub Inc
  • Sentry, Functional Software, Inc
  • JIRA og Trello, Atlassian
  • SalesForce.com, Inc
  • Google Analytics
  • Facebook
  • Adwords
  • LinkedIn

Databehandleraftale med BoligPortal

Professionelle udlejere, som bruger BoligPortals beskedsystem til at understøtte en online dialog mellem udlejer og potentielle lejere skal indgå en særlig databehandleraftale med BoligPortal. Denne aftale er påkrævet ifølge Persondataforordningen, og skal sikre, at udlejer overholder kravene i forhold til lagring af denne dialog.

Tilsvarende skal der indgås databehandleraftale såfremt den professionelle udlejer benytter BoligPortal til at lagre information om konkrete lejekontrakter.

BoligPortal faciliterer og registrerer indgåelsen af disse databehandleraftaler.

7. Overførsel til tredjeland

Bortset fra ovenstående databehandlere, som opererer internationalt (indenfor EU/EØS) overfører vi ikke dine persondate til tredjeland.

8. Sletning

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Der gælder følgende sletteregler:

  • 5 års regel. Såfremt der har været indgået en aftale mellem dig og BoligPortal (abonnement som boligsøgende, udlejning af bolig, køb af service etc) skal BoligPortal i henhold til bogføringsloven opbevare tilstrækkelig og nødvendig information for at kunne dokumentere dette forhold. Derfor opbevarer vi navn, email-adresse, gennemførte betalinger samt nødvendige informationer til at kunne dokumentere brugen af den indgåede aftale.
  • 1 års regel. Såfremt en bruger ophører med at anvende BoligPortal vil vi senest 12 måneder efter ophørt aftale slette de persondata, som ikke længere er relevante for at kunne dokumentere den afsluttede aftale.
    Derfor slettes profildata, billeder, beskeder og boligagenter senest efter 1 år.
  • Retten til inaktivering.
    Du har ret til at sætte synligheden af dine data på pause. I forbindelse med denne inaktivering, eksporteres data omfattet at 1 års reglen væk fra www.boligportal.dk, så disse data hverken er tilgængelige for dig eller andre brugere. Samtidig afbrydes mulighederne for kommunikation til boligudlejere, og du modtager kun transaktionsmails (se afsnit vedr. Samtykke og tilhørende funktioner) i denne tilstand.
  • Retten til at blive glemt.
    Med denne funktion kan du initiere en slette-proces, hvor BoligPortal igangsætter sletning af de persondata, som ikke er omfattet af 5-års reglen. Såfremt der ikke er indgået nogle aftaler med BoligPortal (svarende til, at du endnu ikke har haft et abonnement), så betyder denne slette-proces, at vi sletter alt det vi har registreret om dig.
    Selve slette-processen kan vare på til 30 dage.

BoligPortal sletter ikke persondata i anonymiseret eller pseudonymiseret form.

BoligPortal sletter ikke allerede fremsendte mails til brugerne af BoligPortal.

BoligPortal sletter ikke registrerede henvendelser – og data i den forbindelse – til vores kundeservice.

9. Dine rettigheder

Kontaktoplysninger, hvis du vil benytte dine rettigheder

Såfremt du ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os gennem de kontaktoplysninger, som er oplistet øverst i privatlivspolitikken.

Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned, efter at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

Ret til indsigt i personoplysninger

Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet. Dette er beskrevet i vores privatlivspolitik.

Du har også mulighed for – online – at se dine egenregistrerede persondata, og du kan bestille et udtræk af alle de persondata vi har registreret om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet jf. persondataforordningens artikel 16 og 17. De egenregistrerede data kan du selv redigere online (pånær navn og emailadresse, som skal rettes af BoligPortal) – de systemregistrerede data kan ikke redigeres, hverken af dig eller BoligPortal.

Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet – dette kan ske online. Du kan ligeledes kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Sletning eller berigtigelsen vil dog ikke ske, såfremt BoligPortal er retligt forpligtet til at opbevare alle eller dele af dine persondata, eller det er nødvendigt at opbevare disse persondata, for at et retskrav kan fastlægges eller forsvares. I så fald vil BoligPortal kun opbevare de oplysninger, som BoligPortal er retlig forpligtet eller berettiget til og vil slette øvrige persondata om dig.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata

Du har ret til at få begrænset BoligPortals behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde, jf. persondataforordningens artikel 18:

  • Mens BoligPortal behandler en indsigelse, som du har gjort imod rigtigheden af de persondata, som BoligPortal behandler om dig eller imod lovligheden af behandlingen. Begrænsningen af behandlingen gælder indtil, at BoligPortal har færdigbehandlet din indsigelse.
  • BoligPortals behandling er ulovlig, men du ønsker ikke sletning af oplysningerne, men derimod alene, at anvendelsen af persondatene begrænses.

Du kan selv aktivere denne begrænsning. Dette kan enten ske ved at anmode om en inaktivering eller en sletning.

Dataportabilitet

Eftersom vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og vores behandling er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet.

Retten til dataportabilitet indebærer, at du har ret til at få tilsendt de persondata, som du har oplyst til os i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder, jf. persondataforordningens artikel 20.

Hvis du ønsker at bruge denne ret til data-portabilitet, kan du selv via www.boligportal.dk initiere en fremsendelse af de registrerede persondata fra os i et almindeligt anvendt format.

Indsigelse

Du har ret at til at gøre indsigelse imod BoligPortals behandling af dine persondata, hvis behandling sker efter reglerne i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra e eller litra f, herunder profilering.

BoligPortal må efter en indsigelse ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre BoligPortal påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for registreredes interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. persondataforordningens artikel 21.

Du har også ret til at gøre indsigelse imod BoligPortals behandling af dine persondata, hvis behandlingen sker til direkte markedsføring, herunder profilering, jf. persondataforordningens artikel 21. Efter en indsigelse må BoligPortal ikke længere behandle dine persondata til dette formål.

Ret til indsigelse imod profilering

Du har som udgangspunkt ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, som har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydelig påvirker dig, jf. persondataforordningens artikel 22.

Tilbagekaldelse af samtykke(r)

Eftersom vi baserer vores behandling på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til BoligPortals behandling af dine persondata helt eller delvist tilbage, jf. persondataforordningens artikel 7.

Hvis du trækker dit samtykke, vil BoligPortal ophøre med at behandle de persondata, som du har tilbagekaldt dit samtykke i relation til, medmindre BoligPortal er retligt forpligtet eller berettiget til at opbevare alle eller dele af dine persondata. I så fald vil BoligPortal kun opbevare de oplysninger, som BoligPortal er retlig forpligtet til, og vil slette øvrige persondata om dig. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som BoligPortal har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket.

10. Klage

Såfremt du ønsker at klage over BoligPortals behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet

Adresse: Borgergade 28, 5, 1300 København K

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Telefonnr.: + 45 33 19 32 00

Hjemmeside: www.datatilsynet.dk