Digital kommunikation mellem lejer og udlejer i praksis

Læsetid: 5 minutter

Søren m. hus

Har du spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte advokat Søren Saaby Hansen her

Til dagligt foregår det meste af vores kommunikation digitalt. Inden for de seneste år er denne form for kommunikation også blevet introduceret inden for lejeretten og er i dag den foretrukne kommunikation for mange udlejere, når de kommunikerer med deres lejere. Men ved anvendelsen af digital kommunikation og med indførelsen af den nye persondataforordning, er der flere ting, man som udlejer skal være opmærksom på når man anvender digital kommunikation i praksis.

 

Nye regler for digital kommunikation i lejeloven

Fra den 1. januar 2018, kom der nye regler i lejeloven, der betød at der ikke længere stilles krav om at det skal være aftalt mellem lejer og udlejer, hvis man gerne vil kommunikere digitalt. De nye regler betyder at det nu er valgfrit for lejer og udlejer, hvilken skriftlig form for kommunikation, der skal benyttes i lejeforholdet. Ikke desto mindre, er der nogle situationer, hvor digital kommunikation fortsat ikke kan anvendes. En af disse er hvis lejer eller udlejer frabeder sig digital kommunikation. Dette kan udlejer og lejer frit gøre, enten mundtligt eller skriftligt med 1 måneds varsel. Lejer eller udlejer kan også være fritaget fra at modtage digitalpost fra det offentlige. Er dette tilfældet er denne også undtaget fra at modtage meddelelser digitalt under lejeforholdet. Herudover er det vigtigt at bemærke, at udlejers opsigelse og påkrav vedr. manglende betalinger, stadigvæk ikke kan sendes til lejer som digitalpost.

Til gengæld er der med de nye regler givet mulighed for at udlevere ind- og fraflytningsrapporter digitalt i forbindelse med ind- og fraflytningssyn, samt at lejer kan kvittere for modtagelsen digitalt.  Herudover kan udlejer i forbindelse med en evt. tilbudspligt give lejerne sædvanlige oplysninger om ejendommen digitalt (eksempelvis på et USB-stik, pr. e-mail eller via link til en hjemmeside med oplysningerne).

Lejeaftaler indgået før 1. januar 2018

For lejekontrakter indgået før 1. januar 2018, gælder de nye regler om digital kommunikation først fra den 1. januar 2019, men kun hvis udlejer efter 31. december 2018, giver lejer besked om, at der nu skal bruges digital kommunikation. Har man i forvejen i kontrakten aftalt at kommunikere digitalt, gælder dette stadigvæk.

 

Risiko ved brug af digital kommunikation

Vælger man som udlejer at benytte sig af muligheden for at kommunikere digitalt med sin lejer, er det vigtigt at være opmærksom på hvordan dette gøres. Reglerne om digital kommunikation har nemlig ikke nogen begrænsning for hvordan der kommunikeres digitalt, hvilket betyder at både e-mail, SMS og Facebook kan bruges. Der er heller ikke nogen regler om at en besked fra udlejer på e-mail ikke må besvares pr. sms eller på anden måde. Som udlejer bør man derfor skrive i lejekontraktens § 11, hvilken form for digital kommunikation der skal anvendes, f.eks. e-mail, så man undgår at modtage beskeder på flere medier. Med fordel kan en hovedmail – som f.eks. info@ – med fordel anvendes.

En anden risiko ved at bruge digital kommunikation, er usikkerheden for at meddelelser ikke kommer frem til lejer. Sender udlejer en besked til lejer, har udlejer ansvaret for at meddelelsen kommer frem til lejer. Dette kan særligt blive et problem hvis lejer skifter e-mailadresse. Det anbefales derfor at udlejer i lejekontrakten skriver, at lejer er forpligtet til at fortælle udlejer hvis han skifter sin e-mailadresse. En anden god ide er, at få lejer til at udfylde et separat dokument, inden lejeaftalen indgås, hvor der står lejers e-mailadresse, telefonnummer og cpr-nummer. På den måde har udlejer altid mulighed for at finde frem til lejer og sørge for at vigtige beskeder kommer frem til lejer.  Et sådant dokument vil også være en god ide, hvis man har mistanke om at ens besked til lejer skulle være endt i lejers spamfilter. Har udlejer mistanke om at en mail er havnet i lejers spamfilter eller andet uønsket post på e-mail, anbefales det at udlejer enten telefonisk, eller med almindelig post, kontakter lejer og gør opmærksom på at tjekke sit spamfilter.

 

Den nye persondataforordning

Uanset om man som udlejer modtager beskeder fra lejer med almindelig post, eller digitalt, skal man nu vænne sig til at de nye regler om personfølsomme oplysninger fra EU også gælder ved siden af lejeloven.  For udlejer betyder dette kort fortalt, at man nu skal til at tænke over hvordan man modtager, sender og opbevarer lejers personfølsomme oplysninger, såsom navn og cpr-nummer. Efter de nye regler må udlejer nemlig gerne modtage og opbevare lejers (personfølsomme) oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til lejeforholdet. Digital kommunikation er derfor en særlig god ide, da dette giver nem mulighed for at opbevare lejers oplysninger ensartet og sikkert. Vælger man som udlejer at bruge digital kommunikation, kan udlejer derfor med fordel oprette en mailkonto udelukkende til meddelelser til og fra lejer, som kun udlejer og evt. administrator har adgang til. På den måde kan udlejer nemt sørge for, at reglerne om personfølsomme oplysninger er overholdt, da oplysningerne opbevares utilgængeligt for andre og nemt kan slettes, når de ikke længere er nødvendige. Dette kan enten ske, ved at mails vedrørende ét bestemt lejemål gemmes i en separat mappe i Outlook eller administrationssystemet. Denne mappe kan så slettes eller anonymiseres, når lejeforholdet ophører.

Særligt for udlejere, der har større udlejningsejendomme, eller udlejer flere lejemål, er det vigtigt at tænke over hvad ens meddelelser indeholder af oplysninger. Et eksempel på dette er, hvis udlejer skal sende forbrugsregnskaber ud til flere lejere, eller beboerrepræsentationer. Her bør udlejer være særligt opmærksom på, at de regnskaber og meddelelser, ikke indeholder personfølsomme oplysninger, såsom navne og cpr-numre på andre lejere, end den der skal modtage regnskabet. Fremsendes en meddelelse med navne på flere lejere, kan dette resultere i en bøde fra Datatilsynet. Det anbefales derfor, at når man som udlejer skal sende forbrugsregnskaber eller fællesbeskeder ud til lejerne, bør disse indeholde lejemålsnumre eller adresser i stedet for navne og andre personfølsomme data.