Webinar: Kom sikkert i gang med Digitalt Flyttesyn

Webinar: Produktgennemgang af Digitalt Flyttesyn

Dette webinar giver dig en dybdegående gennemgang af vores gratis digitale flyttesyn, mens der løbende svares på spørgsmål til det, udlejerne oplever som udfordrende.

Efter webinaret vil du være i stand til at gennemgå dit første digitale flyttesyn og sende rapporten til lejer, mens I står i lejemålet. Så kan du effektivt forbedre din dokumentation ved ind- og fraflytning.

Se Kasper gennemgå et fraflytningssyn

Få svar på dine spørgsmål

Er det virksomhedsnavnet på min bruger på BoligPortal, der står som udlejer i rapporten?

Virksomhedsnavnet på BoligPortal vil ikke fremgå af rapporten, medmindre du skriver det. 

 

Du kan f.eks. skrive virksomhedsnavnet under “Detaljer om synet” og notere, at synsrepræsentanten udfører synet på vegne af virksomheden.

Kan jeg bruge den samme profil på BoligPortal til at udføre syn for forskellige virksomheder?

Ja, det kan du. Når du udfylder flytterapporten, kan du blot skrive virksomhedens navn i samme felt, som du skriver synsrepræsentantens navn under “Detaljer om synet”.

Vil flyttesynet (og lejekontrakten) blive ved at være gratis, eller vil der komme betaling på sigt?

De vil begge forblive gratis, og vores brugere skal ikke være bange for, at de pludselig ikke kan tilgå det, de har lavet på BoligPortal uden at betale.

Er der en brugerguide eller en manual, jeg kan se eller læse?

Vi har desværre ikke en brugerguide eller manual på nuværende tidspunkt, men vi anbefaler, at du bare prøver dig frem. 

 

Du har altid mulighed for at øve dig i at lave flytterapporter, idet værktøjet er gratis, så du kan oprette så mange, som du har lyst til. Husk dog, at tilføje dit eget tlf.-nummer og din egen e-mail, så rapporterne ikke sendes til andre, hvis du ønsker at teste underskriftsprocessen.

 

Hvis du prøver dig frem, vil du opleve, at værktøjet er meget brugervenligt og bygget op efter en form for tjekliste, der tager dig sikkert igennem alle de nødvendige steps til at lave et fyldestgørende syn.

Er det et krav, at jeg også laver lejekontrakter på BoligPortal, hvis jeg gerne vil bruge flyttesynet? Ift. hvis jeg f.eks. bruger UNIK til at lave mine kontrakter.

Nej, det er ikke et krav, at du bruger alle vores værktøjer. Vi har ikke et ønske om at låse en udlejer på den måde, fordi vi godt ved, der kan være situationer, hvor en udlejer har andre etablerede processer til bestemte dele af udlejningsprocessen. 

 

Dog håber vi selvfølgelig, at I har lyst til at prøve kontrakterne alligevel, så I kan se, hvor nemt det kan gøres udenom administrationssystemer.

Har I samarbejde med administrationsselskaber som f.eks EG strato eller UNIK?

Nej, vi har ikke samarbejde med administrationsselskaber, men du kan stadig benytte vores værktøjer, selvom du bruger et andet administrationsselskab. Du kan nemlig altid downloade alle kontrakter og rapporter som PDF og uploade i administrationssystemet.

 

Har du ikke et andet administrationssystem, der fungerer godt for dig, så er BoligPortal en god mulighed. Vi tager udgangspunkt i dit lejemål, hvorfra du kan styre udlejning af lejemålet, nye og gamle kontrakter samt alle dine syn.

Er det muligt at uploade mine eksisterende indflytningssyn i BoligPortal, så mine kommende fraflytningssyn bliver lettere at lave hos jer?

Det er desværre ikke muligt at indsætte allerede færdiggjorte syn, som ikke er lavet på BoligPortal – endnu. Det er nemlig noget af det, vi arbejder på at gøre muligt, fordi vi gerne vil gøre det så nemt som muligt for dig at skifte til vores digitale flyttesyn, uanset hvilket værktøj, du tidligere har brugt.

Kan man flette indflytningssyn sammen med fraflytningssyn, så det er muligt at se standen før og efter uden at skulle printe eller åbne 2 rapporter? Så jeg f.eks. nemt kan se, hvordan standen var ved indflytning, når jeg afholder fraflytningssyn.

På nuværende tidspunkt kan du ikke flette indflytningssynet med fraflytningssynet, men det bliver muligt i fremtiden.

 

Vi har valgt at prioritere at udvikle en masse andre funktioner først, da dette først bliver nødvendigt, når en udlejer har både et indflytningssyn og et fraflytningssyn på samme lejemål i vores værktøj.

Er værktøjet identisk på udseende og funktionalitet på både Mac/PC, iPhone/Android og diverese tablets?

Ja, vi har et helt team, der hver dag tester, at alt fungerer ens på tværs af devices.

 

Appen fungerer også ens på alle mobiler og tablets.

Hvis jeg sender et link til en synsansvarlig, der skal udføre synet, men jeg har forberedt synet inden, har synsmanden så stadig mulighed for at ændre/tilføje rum og enheder?

Ja, det er altid muligt at tilføje eller ændre i rum og enheder, når synet gennemgås.

Er det muligt at ændre rækkefølgen på de forskellige rum i oversigten, når man gennemgår rum?

På nuværende tidspunkt er det desværre ikke muligt at ændre i rækkefølgen på rummene, men det er en god pointe, at det giver mening at gennemgå dem i samme rækkefølge, som man går igennem lejemålet.

Kan jeg tilføje en plantegning, som viser, hvor de forskellige billeder er taget?

Du kan indsætte en plantegning under generelle noter om lejemålet, men det er ikke nødvendigt at tilføje en oversigt over, hvor billederne er taget, da det automatisk vises i den færdige rapport.

 

Her vil hvert billede være indsat som bilag til det rum, det tilhører.

Er der en øvre grænse for, hvor mange billeder, jeg kan tilføje?

Nej, du kan tilføje alle de billeder, du føler, der er behov for.

 

F.eks. er der nogle udlejere, der tilføjer mange billeder i indflytningsrapporten, så lejer ikke kan være i tvivl om, hvordan lejemålets stand var ved indflytning. Derefter er det måske kun nødvendigt at tilføje billeder af skader eller fejl og mangler i fraflytningsrapporten.

Skal lejer aflevere lejemålet i samme stand som ved indflytning, og skal udlejer betale for almindeligt slid ifølge lejeloven?

Lejer skal aflevere lejemålet i samme stand som ved indflytning. Overtages lejemålet som beset og uden istandsættelse, kan udlejer derfor heller ikke kræve, at det er istandsat ved fraflytning.

 

Lejeloven beskriver, at udlejer kan kræve, at lejer afleverer lejemålet normalistandsat med undtagelse af almindeligt slid og ælde. Det skyldes, at det førhen var for nemt for en udlejer, at opkræve én enkelt lejer for alt det, der skulle udskiftes pga. slid til trods for, at det var blevet slidt gennem flere lejeperioder med forskellige lejere. 

 

På den måde beskytter lejeloven lejere, så de kun skal betale for det, de selv har ødelagt eller slidt væsentligt på.

Hvis jeg aflæser målerne for el, vand og varme, så vil de ændre sig i istandsættelsesperioden, før en ny lejer flytter ind. Hvad gør jeg her?

Som udgangspunkt er forbrug i istandsættelsesperioden udlejers udgift, og derfor aflæses målerne ved synet. 

 

Hvis det er noteret i § 11 i lejekontrakten, at lejer hæfter for husleje og forbrug i istandsættelsesperioden, så er el, vand og varme derimod selvfølgelig lejers udgift. 

Hvis det er lejers udgift er det dog stadig en god idé at aflæse målerne ved synet, så lejer kan se en status på målerne, så der ikke bliver tvivl, om målerne er aflæst korrekt efter istandsættelsesperioden.

 

Når istandsættelsesperioden er slut, skal du, som udlejer, bede forsyningsselskaberne om en flytteaflæsning, som du kan bruge til at lave forbrugsregnskaber efterfølgende.

Er der mulighed for selv at tilføje en anden elleverandør, som jeg gerne vil tilmelde lejer til?

Det er ikke muligt at tilmelde lejer til el via andre leverandører. Det skyldes, at der er frit valg af elleverandør i Danmark, og med EWII er vi sikre på, at du kan benytte deres elnetværk i hele Danmark.

 

Det betyder derfor også, at du ikke behøver at have forskellige elleverandører, men kan bruge EWII i alle dine lejemål uanset beliggenhed.

 

Med det sagt, vil vi dog også gøre opmærksom på, at lejer ikke er bundet til EWII, fordi du tilmelder lejer. Lejer kan frit skifte, hvis der ønskes en anden leverandør, men du er sikret, at du i hvert fald ikke modtager en ubetalt elregning, fordi lejer har glemt at tilmelde sig.

 

Skulle du have en fordelagtig aftale med et andet elselskab, kan du dog altid vælge en af de andre muligheder for betaling af el, hvilket dog desværre er en smule mere manuelt for dig, som udlejer.

Er der også automatisk el-tilmelding i jeres kontrakter?

Ja, du kan både tilmelde lejer til el i lejekontrakten og i flyttesynet. Det er dog kun nødvendigt at gøre det i det ene værktøj, hvis du benytter begge værktøjer.

 

Det har vi igen gjort, fordi vi ikke vil låse en udlejer til at skulle bruge alle vores værktøjer – og du kan derfor altid tilmelde lejer til el, selvom du kun bruger det ene.

Er der mulighed for at tilføje andre internetudbydere?

På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at tilføje andre internetudbydere. Vi er dog meget interesserede i at give både jer og lejerne flere muligheder, så vi modtager gerne forslag til andre relevante udbydere.

 

Det er dog også vigtigt at understrege, at lejer blot vil modtage et tilbud fra Telenor, hvis du skriver dem op til internet. De er altså ikke bundet til noget.

Skal fraflyttende lejer opgive sin nye adresse?

Ifølge lejeloven har lejer oplysningspligt om sin nye adresse, hvortil udlejer kan sende meddelelser, efter lejeforholdet er afsluttet. Indtil videre findes der dog ikke nogen domme, der har “straffet” en lejer for ikke at opgive sin nye adresse ifm. fraflytning.

 

Vi anbefaler derfor, at du altid noterer lejers nye adresse, og det er de færreste lejere, der vil nægte at oplyse dig om denne. 

Kan jeg give lejer et overslag på omkostningerne for istandsættelse, så der er enighed med lejer om dette?

Ja, du kan altid notere et overslag på istandsættelsesomkostningerne under generelle noter i rapporten.

 

Det er dog vigtigt at sige, at lejer ikke har krav på et sådan overslag på prisen, og du derfor ikke behøver at oplyse noget.

 

Det vigtigste er, at du kan dokumentere udgifterne til istandsættelsesarbejder, når du sender lejer en flytteopgørelse på baggrund af udbedringerne, der er sket, og som var aftalt i flytterapporten. 

Er digital underskrift på skærmen lige så juridisk gyldig, som digital underskrift med NemID eller MitID?

Det korte svar er ja. 

 

Du kender det måske fra underskrift for pakkelevering, hvor du kvitterer for modtagelsen med din underskrift på skærmen – præcis som når lejer skriver under på at have modtaget rapporten. 

 

Ligesom en underskrift på den gamle papirversion er gældende, så er en underskrift på en skærm altså også gældende. 

Hvad sker der, hvis lejer ikke er til stede ved synet?

Hvis lejer ikke møder op til synet, som er indkaldt rettidigt, kan du notere i rapporten, at lejer ikke er til stede, og så skal lejer ikke underskrive.

 

Du vil dog stadig kunne se i den færdige rapport, at den er sendt til lejer, så du har dokumentation for udlevering. 

 

Derudover sender vi også en ekstra mail til en lejer, der ikke var til stede ved synet, hvor vi opfordrer lejer til at sende udlejer en mail for at bekræfte modtagelsen af rapporten.

Skriver lejer under på at have være til stede ved synet, eller erklærer lejer sig enig i synsmandens vurderinger af lejemålets stand?

Det er vigtigt at være opmærksom på, at lejer ikke erklærer sig enig i flytterapporten med sin underskrift, da dette ikke er lovligt. Lejer blot skal skrive under på at have været til stede og at have modtaget rapporten.

 

Du er derfor ikke sikret, at lejer er enig i istandsættelsesarbejderne og det beløb, der trækkes fra depositum, men hvis du har grundig billeddokumentation, er du bedre stillet, hvis lejer indbringer sagen.

Hvad gør jeg, hvis en lejer er ældre og ikke har en e-mailadresse?

Har lejer ikke en emailadresse, kan du spørge lejer, om der er et familiemedlem eller en anden, der kan hjælpe med flytningen. Så kan du evt. få deres email og sende flytterapporten til dem.

 

Lejer vil dog også altid modtage en SMS med et link til flytterapporten, hvis lejer har et mobilnummer.

 

Har lejer hverken email eller mobil, kan du printe rapporten og sende den med brev. Fordelen for dig, som udlejer, er dog stadig, at du har flytterapporten opbevaret digitalt.

Er det muligt at rette i rapporten, når jeg har sendt den til lejer?

Nej, det er ikke muligt at rette i en afsluttet flytterapport, da det ikke er lovligt. 

 

Synet bliver dog ikke låst, når der underskrives, men først når du trykker “Send og afslut”. Du vil derfor altid kunne gå tilbage til tidligere steps og tilføje eller ændre noget af det, der allerede er noteret. 

 

Gør du dette, skal underskriftsprocessen blot gentages, så lejers underskrift gyldigt indikerer, at lejer er gjort opmærksom på, hvad der er noteret. 

Hvor længe opbevarer I færdige rapporter på BoligPortal?

På nuværende tidspunkt opbevarer vi rapporterne GDPR-sikkert på din profil på BoligPortal, indtil du beder om at få dem slettet.

 

Det er vigtigt at gemme dokumentation i tilfælde af, at lejer indbringer uoverensstemmelser for huslejenævnet, og derfor sletter vi ikke rapporterne.

Bliver lejer gjort opmærksom på GDPR ift. opbevaring af rapporterne?

Vi gør ikke direkte lejer opmærksom på, hvordan og at deres oplyser behandles i overensstemmelse med GDPR. 

 

Det er dog en rigtig god idé, så vi vil arbejde på at tilføje et afsnit om det i de emails, lejer modtager, hvor vi evt. også kan henvise til vores privatlivspoltik. 

Kan rapporten printes efterfølgende, så alle informationer og billeder kommer med på printet, eller er billederne bilag, der skal printes separat?

Når synet er afsluttet, får du en samlet PDF med alle informationer og billeder samlet i ét dokument.

 

Herefter kan du altid downloade og printe PDFen direkte fra statussiden på det enkelte flyttesyn.

Er det muligt at udlevere en kopi af rapporten til en maler eller andre håndværkere, så de kan se, hvad der blev aftalt? Eller kan jeg sende fejl og mangler direkte til håndværkere igennem værktøjet?

Du kan altid downloade og sende den færdige PDF til håndværkerne.

 

På samme måde kan du også downloade den færdige fejl- og mangelliste, som lejer udfylder efter indflytning, og sende den til håndværkere.

 

På sigt er det planen, at du, som udlejer, skal kunne efterbehandle fejl og mangler direkte i værktøjet, så det bliver nemmere at delegere opgaver til håndværkere. Det vil evt. betyde, at du kan sende opgaverne til de relevante håndværkere, når synet samt 14 dages fejl og mangler er afsluttet.

Se eller gense webinar