Webinar om flytterapporten: Spørgsmål og svar

Webinar om flytterapporter

Her kan du finde svar på spørgsmålene fra BoligPortals webinar ”En introduktion til digitale flytterapporter”, som blev afholdt d. 11/06-2020.

Den digitale flytterapport er et smart og professionelt værktøj til dig som udlejer, så du sparer tid på administrative opgaver i forbindelse med lejers ind- og udflytning. Og du kan komme i gang allerede i dag.

Spørgsmål og svar fra webinaret om flytterapporten

Hvad koster digitale flytterapporter?

Prisen afhænger af, hvor mange flytterapporter, der købes. Et eksempel vil være, at der købes 100 rapporter, som alle kan bruges til både ind- og udflytning. Ved køb af 100 vil prisen være 65 kr. pr. stk. – i alt 6.500 kr. ex. moms.

Køber man stykvis eller kan de fås på abonnement?

På nuværende tidspunkt kan rapporterne kun købes stykvis. Vi anbefaler, at udlejer køber det antal styk, der forventes at skulle bruges i løbet af et år. Således købes rapporterne, hvor der opnås mere rabat jo flere rapporter, der bruges.

Er der en udløbsdato på købte rapporter?

Som udgangspunkt er klip til flytterapporter kun gældende i 12 måneder – dvs. at udlejer hvert år skal købe det antal flytterapporter, som skal bruges inden for en 1-årig periode.

Ligger rapporterne sammen med udlejers boligannoncer på profilen på BoligPortal?

I dag ligger flytterapporterne på flytterapporter.dk, men vi arbejder på, at de kommer til at ligge sammen med annoncer og lejekontrakter direkte på udlejers profil på BoligPortal under et samlet login og med en bedre oversigt.

Er man bundet til BoligPortal for evigt, eller er det muligt at trække gamle rapporter ud og hente dem ned på computeren f.eks. som PDF-filer?

Udlejer er aldrig bundet til et abonnement hos BoligPortal ved brug af flytterapporterne. Udlejer kan altid tilgå de rapporter, der allerede er udarbejdet, eller downloade dem som PDF-filer til computeren.

Skulle det ske, at vi ønsker at slette en udlejerprofil, der ikke har været aktiv i lang tid, vil udlejer altid blive varslet inden.

Skal/kan man hente flytterapporterne ned fra jeres hjemmeside og gemme dem i et boligprogram som f.eks. UNIK, eller taler systemet selv sammen med nogle boligprogrammer?

Man kan altid downloade rapporterne som PDF-filer, så de kan uploades i et boligprogram som f.eks. UNIK. Derudover er det også muligt at sende rapporten til en specifik mail-adresse allerede ude på synet.

Desværre taler vores system ikke sammen med andre boligprogrammer, men som sagt arbejder vi på, at annoncering, lejekontrakter og flytterapporter skal spille direkte sammen via udlejers profil på BoligPortal.

Hvordan formidles rapporterne rundt til samarbejdspartnere i forhold til GDPR?

BoligPortals flytterapporter overholder alt gældende GDPR-lovgivning, og det er udlejer selv, der definerer, hvem der har adgang til rapporterne. Dette vil altid kun være dem med login til BoligPortal og derudover viceværter eller andre synsansvarlige, hvis der sendes link til enkelte individuelle rapporter – som efter synet ikke længere kan tilgås via linket.

Hvor befinder serveren sig, hvor den indtastede data er placeret?

BoligPortal opbevarer rapporterne og den indtastede data på en server i EU, som overholder alle regler, der kræves for dette samt gældende GDPR-lovgivning.

Hvilken leverandør bruges til opbevaring af data, og eksisterer der en backup-facilitet i tilfælde af leverandør-nedbrud?

Vores data-opbevaring er hosted af Zitcom (Danmark), og vi har en backup hos Amazon (EU).

Hvad kan udlejer gøre ved ældre lejemål, hvor der ikke er aftalt digital kommunikation?

Et gammelt lejemål er i denne sammenhæng defineret som et lejemål indgået inden før 1. januar 2018, da det fra denne dato ikke længere var et krav, at digital kommunikation skal aftales mellem lejer og udlejer. Fra denne dato ændredes lejelovens §4 stk. 2 således, at lejer eller udlejer med en måneds varsel kan aftale skriftlig kommunikation – dvs. at udgangspunktet i dag er, at der føres digital kommunikation i alle lejeforhold.

 

Er lejemålet indgået før 1. januar 2018, så kan udlejer aftale digital kommunikation med en måneds varsel til lejer – medmindre lejer er fritaget fra at modtage digital post fra det offentlige.

 

Er der ikke aftalt digital kommunikation i lejeforholdet, men indkalder udlejer alligevel lejer til flyttesyn digitalt, så skal lejer udeblive fra flyttesynet for, at det kan gøre sig gældende, at der ikke foreligger en aftale om digital kommunikation. Møder lejer alligevel op til flyttesynet, så må det antages, at lejer har accepteret den digitale kommunikation, og så kan flytterapporten også sendes digitalt.

 

Det anbefales dog selvfølgelig at aftale digital kommunikation med en måneds varsel, hvilket kun er umuligt, hvis lejer er fritaget fra digital post fra det offentlige.

Er der nogle lovgivningsmæssige forhold, udlejer skal tage højde for (som f.eks. at være nødt til at udskrive rapporten på stedet)? Hvilke forhold og hvordan imødekommer udlejer dem?

BoligPortals flytterapporter hjælper udlejer til at sikre gældende lovgivning vedrørende flyttesyn, således frister for indkaldelse og udlevering overholdes.
Det anbefales dog altid, at rapporten udfyldes så detaljeret som muligt, herunder billeddokumentation, så eventuelle uoverensstemmelser med lejer ved fraflytning lettere undgås.

 

Ligeledes er udlejer også sikret mod at skulle printe rapporten på stedet, hvis lejer møder op med sin mobiltelefon, således alt ovenstående omkring digital kommunikation er overholdt.

Hvis udlejer har 3 synsansvarlige, hvordan fungerer det så med digitale flyttesyn i praksis?

Er der flere personer i virksomheden, der er ansvarlige for syn, kan de blot benytte samme login til BoligPortal – og så har alle adgang til alle flytterapporter.

 

Benytter udlejer sig af eksterne viceværter eller andre synsansvarlige, er det også muligt blot at sende et link til den enkelte flytterapport. Således har de ikke adgang til at tilpasse lejemålets basis-oplysninger, men blot tilpasse det enkelte syn. Således sikres der også korrekt overholdelse af GDPR.

Hvis udlejer har udfordringer med at stave, kan værktøjet så hjælpe til at notere alle oplysninger korrekt?

BoligPortals digitale flyttesyn består af mange standard-rullemenuer, så der ikke skal skrives meget tekst. Derudover er der stavekontrol, samt mulighed for at benytte tekst-til-tale, så man blot indtaler det, der skal skrives f.eks. i kommentar.

Ligger basis-rettelserne i tilpasningen af lejemålet gemt til næste gang, udlejer skal lave et syn i lejemålet? Så udlejer f.eks. ikke skal tilføje inventar, der ikke er nævnt, flere gange.

Det korte svar er ja. Når udlejer ændrer rum eller inventar i en ind- eller fraflytningsrapport, så gemmer systemet rettelserne på det pågældende lejemål, så det er samme informationer, der fremgår næste gang, der skal udarbejdes en rapport.

Hvis udlejer tidligere har lavet en fraflytningsrapport på et lejemål, husker systemet så oplysningerne, når der skal laves en indflytningsrapport?

Ligesom systemet gemmer oplysningerne fra tilpasningen af lejemålet, så gemmes data fra indflytningssynet også til, når der skal udarbejdes en fraflytningsrapport – og omvendt.

Hvor lang tid tager det i gennemsnit at lave et syn af en 3-værelses lejlighed med denne løsning?

Det er svært at give et facit på, hvor lang tid det tager at foretage et syn med dette synsværktøj, da det afhænger meget af lejemålets stand, og om det er et ind- eller udflytningssyn.

Typisk vil digitale flyttesyn tage lidt længere tid end “gammeldags” syn med papir og blyant, når udlejer står til selve synet. Til gengæld vil udlejer være bedre ift. dokumentation af lejemålets stand. Ligeledes skal udlejer heller ikke foretage sig yderligere, når synet forlades, hvor det ved “gammeldags” syn kræver mere administration og arkivering efterfølgende.

Skal udlejer skrive, at alle vægge er nymalede, eller hører det under betegnelsen “GOD”?

Er væggene nymalede, vil udlejer skulle ændre status for væggene til “N” for ny. Det er dog også en god idé at tilføje et billede eller to og måske en kommentar, da der kan være delte meninger om, hvad de enkelte bogstaver betyder.

 

Kan udlejer notere mærke og model på hårde hvidevarer i lejemålet?

Ja, det er altid muligt at notere mærke, model mm. på hårde hvidevarer i lejemålet som en kommentar til punktet i flytterapporten.

Er der en øvre grænse for, hvor mange billeder, der kan vedhæftes hvert punkt i rapporten eller samlet for hele rapporten? Så udlejer f.eks. kan tage mellem 80 og 120 billeder og tilføje rapporten, uden systemet går ned.

Systemet er lavet til at håndtere mange billeder, og vi er bekendt med, at udlejere, der benytter systemet, har flytterapporter på op mod 300 sider grundet mange vedhæftede billeder.

Vi er dog ikke bekendt med en øvre grænse på antal billeder, der kan vedhæftes, da udfordringerne typisk vil ligge i udlejers mailsystem, hvor det kan blive en udfordring, hvis rapporten downloades med henblik på at videresende.

Skal lejer bruge NemID for at underskrive, eller er det ikke en mulighed?

Både lejer og udlejer underskriver med en finger på skærmen, og dette er tilstrækkelig juridisk dokumentation. Det er derfor ikke muligt at underskrive med NemID.

Når rapporten er underskrevet og sendt til lejer, kan udlejer så efterfølgende rette i den, hvis der findes flere ting, der er relevante/nødvendige at have med i rapporten?

En færdig og underskrevet rapport kan ikke ændres, ligesom det ikke er tilladt at ændre i en underskrevet rapport i papir-form.

Kan systemet oprette opgaver direkte til håndværkere i istandsættelsesperioden?

Rapporten kan meget hurtigt sendes til de relevante håndværkere, så de i rapporten kan se deres opgaver. Vi arbejder dog også på at gøre det muligt at oprette opgaver og uddele dem til de enkelte håndværkere efter kategori.

Er det muligt at ændre deadline for indhentning af 14 dages fejl og mangler, så lejer har længere tid f.eks. i tilfælde af, at lejer først flytter ind i lejemålet 1-2 uger efter overtagelse?

Deadline for indhentning af 14 dages fejl og mangler udfyldes i et selvstændigt felt, når udlejer har krydset af, at der skal sendes link til denne til lejer.

Kan udlejer fjerne link til fejl og mangler, så lejer ikke har mulighed for bare at skrive ting på, men udlejer selv kan gennemgå hver fejl/mangel, inden de tilføjes til en liste?

Link til 14 dages fejl og mangler er valgfrit, da udlejer selv skal krydse det af, når rapporten udfyldes. Det fungerer på denne måde, da nogle udlejere har andre metoder til indhentning af 14 dages fejl og mangler.

Hvad gør udlejer i tilfælde af, at systemet ikke virker, når flyttesynet skal foretages?

Vi anbefaler, at de første digitale flyttesyn foretages på hverdage i BoligPortals åbningstid, da Business-teamet så har mulighed for at yde fjernsupport. I tilfælde af at systemet ikke virker, kan vi nemlig logge på og overtage, så det kommer til at virke – eller hjælpe jer igennem det, hvis I har nogle spørgsmål.

 

Derudover har BoligPortals kundeservice telefonisk support alle hverdage kl. 10-12 og igen kl. 13-16. Ligeledes kan kundeservice kontaktes via mail alle dage 9-21 på nær torsdag-fredag, hvor mail-support lukket kl 20.

Har der været en sag, hvor huslejenævnet har skullet afgøre en sag via de digitale flytterapporter, og hvordan fungerer de som dokumentation for en eventuel huslejenævnssag?

Hos BoligPortal er vi bekendt med en huslejenævnssag, hvor udlejer fik medhold efter brug af BoligPortals flyttesynsværktøj. Sagen er, at lejerne ved et fraflytningssyn gik under synet, så de hverken kunne få rapporten udleveret eller kvittere for modtagelsen. Udlejer gennemførte synet alene og valgte ”lejer nægtede at underskrive” i værktøjet, hvorefter rapporten blev sendt digitalt til lejer. Huslejenævnet afgjorde, at rapporten dermed var udleveret korrekt, og at udlejer desuden blev tilgodeset ift. den grundige dokumentation til fremsættelse af istandsættelseskrav over for lejer.

 

Overordnet bør udlejer stå stærkere i huslejenævnssager, hvis udlejer anvender BoligPortal flyttesynsrapporter pga. den forbedrede dokumentation og dét, at systemet hjælper udlejer til at overholde alle juridiske aspekter.

 

Se eller gense webinaret