Digital kommunikation mellem lejer og udlejer i lejeforhold

Digital kommunikation med lejer

Til dagligt foregår det meste af vores kommunikation digitalt. Inden for de seneste år er denne form for kommunikation også blevet introduceret inden for lejeretten og er i dag den foretrukne kommunikation for mange udlejere, når de kommunikerer med deres lejere. Men ved anvendelsen af digital kommunikation og med indførelsen af den nye persondataforordning, er der flere ting, man som udlejer skal være opmærksom på, når man anvender digital kommunikation i praksis.

Lejeloven om digital kommunikation og brug af e-mail i lejeforhold

Fra den 1. januar 2018, kom der nye regler i lejeloven, der betød at der ikke længere stilles krav om, at det skal være aftalt mellem lejer og udlejer, hvis man gerne vil kommunikere digitalt. De nye regler betyder, at det nu er valgfrit for lejer og udlejer, hvilken skriftlig form for kommunikation, der skal benyttes i lejeforholdet.

Blandt andet ændres lejelovens §4, stk. 2, således at udlejer og lejer med et varsel på 1 måned til den første dag i en måned, der ikke er helligdag, kan forlange, at kommunikation/meddelelser mellem udlejer og lejer fremover foregår skriftligt og ikke via digitale kommunikationsformer – i modsætning til tidligere, hvor denne frist var gældende for at aftale digital kommunikation i lejeforholdet.
Det betyder at den nugældende regel om, at det kræver en aftale, hvis udlejer og lejer ønsker at bruge digital kommunikation, og at en sådan aftale kan opsiges uden varsel, ophæves. I stedet kan udlejer og lejer nu frit vælge digital kommunikationsform.

Ikke desto mindre, er der dog nogle situationer, hvor digital kommunikation fortsat ikke kan anvendes. En af disse er, hvis lejer eller udlejer frabeder sig digital kommunikation. Dette kan udlejer og lejer frit gøre, enten mundtligt eller skriftligt med 1 måneds varsel.

Lejer eller udlejer kan også være fritaget fra at modtage digital post fra det offentlige, og hvis dette er tilfældet, er denne også undtaget fra at modtage meddelelser digitalt under lejeforholdet.

Det er dog altid vigtigt, at udlejer er opmærksom på, at man kun bør fremsende meddelelser m.v. via e-mail, SMS eller andet, hvis det er aftalt i lejekontrakten, og at man – uanset en aftale om digital kommunikation – ikke kan fremsende e-mails, SMS eller andet i de situationer, hvor udlejer ønsker at opsige et lejeforhold eller vil fremsende et påkrav i forbindelse med betalingsmisligholdelse. Disse meddelelser skal altså stadig fremsendes med almindelig post – og udlejer bør af bevismæssige årsager sikre sig dokumentation for, at meddelelserne er kommet frem – hvilket betyder, at de altid bør fremsendes med anbefalet post eller afleveringskvittering.

Når udlejer udarbejder lejekontrakter, bør det således fremgå heraf, at parterne har aftalt, at de kan kommunikere via digital kommunikation, hvis dette altså ønskes. Herunder kan det evt. også være en god idé at notere, hvilken e-mail, der kommunikeres til, samt at lejer selv er ansvarlig for at meddele udlejer om at have skiftet e-mailadresse, hvis dette sker.

Digital kommunikation mellem udlejer og lejer i praksis

1. Digital kommunikation ved ind- og fraflytning

Med de nye regler for digital kommunikation, er det også muligt at udlevere ind- og fraflytningsrapporter digitalt i forbindelse med ind- og fraflytningssyn, samt at lejer kan kvittere for modtagelsen digitalt.
Reglerne om ind- og fraflytningssyn specificeres således, at det nu ordret fremgår af loven, at ind- og fraflytningsrapporter kan sendes som digitale dokumenter. På denne måde bliver retstilstanden mere klar.
Reglen gælder naturligvis stadig ikke i de tilfælde, hvor en lejer har frabedt sig digital post, eller hvis en lejer er fritaget for modtagelse af digital post fra offentlige afsendere.

 

Disse ændringer ses i lejelovens §9, stk. 3, hvor det beskrives, at indflytningsrapporten kan udleveres digitalt til indflytningssynet samt i lejelovens §98 stk. 4, som beskriver at udlejer kan udlevere fraflytningsrapporten som et digitalt dokument ved fraflytningssynet. Det vil altså sige, at flytterapporterne fortsat skal udleveres til flyttesynet, men at de nu kan udleveres som digitale dokumenter.

 

Udlejeren kan fx udlevere indflytningsrapporten på synet ved at sende en kopi af rapporten til lejerens e-mail eller få lejeren til at tage et billede af rapporten. Det er vigtigt, at lejeren kvitterer for modtagelsen af flytterapporten. Dette kan ske ved, at lejer skriver under på den fysiske rapport som et bevis på at have læst den igennem. Derudover kan udlejer også anmode om en kvittering for modtagelse i Outlook-mail, få lejer til at svare retur på udlejerens mail eller sende en modtagelsesbekræftelse på mail via sin mobiltelefon eller tablet.
I denne forbindelse kan det bemærkes, at udlejer med fordel kan skrive i indkaldelsen til ind- eller fraflytningssynet, at lejer på synet skal have mulighed for at læse og kvittere for modtagelsen af e-mailen – eksempelvis ved at medbringe sin mobiltelefon.

 

Såfremt lejer ikke kvitterer for modtagelsen af ind- eller fraflytningsrapporten, gælder der fortsat en regel om, at udlejer skal fremsende rapporten til lejer inden for 14 dage fra synets afslutning. Flytterapporterne kan (og bør) derfor også sendes via e-mail efterfølgende, men kan udlejer ikke få lejer til at kvittere for modtagelsen, så anbefaler vi, at man sender rapporten med anbefalet quickbrev. Således er man sikker på, at man kan løfte bevisbyrden for, at man har sendt flytterapporten til lejer inden for fristen på to uger.

 

Læs mere om digitale flytterapporter her

2. Digital kommunikation i forbindelse med lejelovens tilbudspligt

Tilbudspligt betyder, at udlejer efter lejelovens regler har pligt til at tilbyde lejerne af en ejendom at erhverve ejendommen på andelsbasis, inden ejendommen overdrages til andre. I denne forbindelse skal lejerne bl.a. modtage en række oplysninger om ejendommen, herunder eksempelvis ejendommens driftsudgifter, lejeforhold og saldi på de forskellige vedligeholdelseskonti.

 

Derfor bør det også nævnes, at det med de nye regler er gjort muligt at give sædvanlige oplysninger om ejendommen i digital form til lejerne. Dette kan i praksis ske ved, at udlejer sender en e-mail med oplysningerne, fremsender et link til en hjemmeside, hvor oplysningerne er tilgængelige eller udleverer et USB-stik med oplysningerne.

 

Denne lovændring letter administrationen væsentligt for udlejer i en salgssituation, idet mængden af information, som udlejer skal udlevere til lejer, er særdeles omfattende.

 

De lejere, der har frabedt sig digital kommunikation, skal fortsat modtage oplysningerne i fysisk eksemplar. Derudover skal selve tilbudsbrevet og købsaftalen også fortsat fremsendes som fysisk brev.

3. Digital kommunikation ved opsigelse og ophævelse af lejemål

Som nævnt, så er det fortsat ikke muligt at sende påkrav i forbindelse med for sen eller manglende betaling digitalt, og det er ligeledes heller ikke muligt at opsige eller ophæve en lejeaftale digitalt.

 

Disse breve skal derfor fortsat sendes som anbefalet quickbrev, så udlejer kan bevise, at lejer har modtaget dem.

4. Digital kommunikation i lejeaftaler indgået før 1. januar 2018

For lejekontrakter indgået før 1. januar 2018, er de nye regler om digital kommunikation gældende fra den 1. januar 2019, men kun hvis udlejer efter den 31. december 2018, har givet lejer besked om, at der nu skal bruges digital kommunikation. Har man i forvejen i kontrakten aftalt at kommunikere digitalt, gælder dette naturligvis stadigvæk.

5. Risiko ved digital kommunikation mellem lejer og udlejer

Når man som udlejer kommunikerer digitalt med lejer, er det vigtigt at være opmærksom på, hvordan dette gøres. Reglerne om digital kommunikation har nemlig ikke nogen begrænsning for, hvordan der kommunikeres digitalt, hvilket betyder at både e-mail, SMS og Facebook kan bruges. Der er heller ikke nogen regler om, at en besked fra udlejer på e-mail ikke må besvares pr. sms eller på anden måde.

 

Som udlejer bør man derfor skrive i lejekontraktens §11, hvilken form for digital kommunikation der skal anvendes, fx e-mail, så man undgår at modtage beskeder på flere medier. Med fordel kan en hovedmail – som f.eks. info@ – med fordel anvendes.

 

En anden risiko ved at bruge digital kommunikation er usikkerheden for, at meddelelser ikke kommer frem til lejer. Sender udlejer en besked til lejer, har udlejer ansvaret for at meddelelsen kommer frem til lejer. Dette kan særligt blive et problem hvis lejer skifter e-mailadresse. Det anbefales derfor, at udlejer i lejekontrakten skriver, at lejer er forpligtet til at fortælle udlejer, hvis han skifter sin e-mailadresse.

 

En anden god ide er, at få lejer til at udfylde et separat dokument, inden lejeaftalen indgås, hvor der står lejers e-mailadresse, telefonnummer og evt. cpr-nummer. På den måde har udlejer altid mulighed for at finde frem til lejer og sørge for, at vigtige beskeder kommer frem til lejer. Et sådant dokument vil også være en god ide, hvis man har mistanke om at ens besked til lejer skulle være endt i lejers spamfilter. Har udlejer mistanke om, at en mail er havnet i lejers spamfilter eller andet uønsket post på e-mail, anbefales det, at udlejer kontakter lejer enten telefonisk eller med almindelig post og gør lejer opmærksom på at tjekke sit spamfilter.

 

Læs mere om udlejers pligt til at indhente oplysninger om lejer

Persondataforordningen (GDPR) og digital kommunikation med lejer

Uanset om man som udlejer modtager beskeder fra lejer med almindelig post eller digitalt, skal man nu vænne sig til, at de nye regler om personfølsomme oplysninger fra EU også gælder ved siden af lejeloven. For udlejer betyder dette kort fortalt, at man skal tænke over, hvordan man modtager, sender og opbevarer lejers personfølsomme oplysninger, såsom navn og cpr-nummer. Efter de nye regler må udlejer nemlig gerne modtage og opbevare lejers (personfølsomme) oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til lejeforholdet. Digital kommunikation er derfor en særlig god ide, da dette giver nem mulighed for at opbevare lejers oplysninger ensartet og sikkert.

Vælger man som udlejer at bruge digital kommunikation, kan udlejer derfor med fordel oprette en mailkonto udelukkende til meddelelser til og fra lejer, som kun udlejer og evt. administrator har adgang til. På den måde kan udlejer nemt sørge for, at reglerne om personfølsomme oplysninger er overholdt, da oplysningerne opbevares utilgængeligt for andre og nemt kan slettes, når de ikke længere er nødvendige. Dette kan enten ske ved, at mails vedrørende ét bestemt lejemål gemmes i en separat mappe i Outlook eller i administrationssystemet. Denne mappe kan så slettes eller anonymiseres, når lejeforholdet ophører.

Særligt for udlejere, der har større udlejningsejendomme eller udlejer flere lejemål, er det vigtigt at tænke over, hvad ens meddelelser indeholder af oplysninger.
Et eksempel på dette er, hvis udlejer skal sende forbrugsregnskaber ud til flere lejere, eller beboerrepræsentationer. Her bør udlejer være særligt opmærksom på, at de regnskaber og meddelelser ikke indeholder personfølsomme oplysninger, såsom navne og cpr-numre, på andre lejere end den, der skal modtage regnskabet. Fremsendes en meddelelse med navne på flere lejere, kan dette resultere i en bøde fra Datatilsynet. Det anbefales derfor, at når man som udlejer skal sende forbrugsregnskaber eller fællesbeskeder ud til lejerne, bør disse indeholde lejemålsnumre eller adresser i stedet for navne og andre personfølsomme data.

Bindende digital opsigelse uden forudgående aftale om digital kommunikation

I en sag, Østre Landsrets Kendelse 1. april 2016, var det i lejekontrakten mellem udlejer og lejer aftalt, at lejers opsigelse skulle være skriftlig. Lejer opsagde sit lejemål pr. e-mail den 22. august 2015 med fraflytning den 30. november 2015. Udlejer bekræftede opsigelsen både pr. e-mail og pr. brev.

Lejer fortrød sin opsigelse og tilbagekaldte den derfor den 17. november 2015 og gjorde i den forbindelse gældende, at opsigelsen ikke var gyldig henset til, at der ikke var indgået forudgående aftale om digital kommunikation i lejekontrakten.

Lejer skulle være fraflyttet lejemålet den 16. november 2015, og da lejer ikke gjorde det, iværksatte udlejer udsættelsesforretning via fogedretten.

Lejer påstod, at udsættelsesforretningen ikke kunne fremmes, da der ikke var indgået aftale om digital kommunikation, hvorimod udlejer påstod sagen fremmet og anførte ligeledes, at lejer havde udvist passivitet.

Fogedretten bemærkede, at det fremgår af lejelovens §4, stk. 2, at digital kommunikation, i de tilfælde, hvor loven kræver skriftlighed, ikke kan anvendes uden forudgående aftale. Fogedretten fandt dog i forlængelse heraf, at selvom der i denne sag ikke var indgået en udtrykkelig aftale om digital kommunikation, havde lejer, ved at fremsende sin opsigelse pr. e-mail, ændret praksissen mellem parterne, hvilket udlejer accepterede ved at bekræfte opsigelsen.
På baggrund heraf fandt fogedretten, at lejer kunne udsættes af lejemålet.

Lejer var uenig og bad landsretten om at tage stilling til spørgsmålet. Landsretten var enig i fogedrettens afgørelse, og vurderede derfor også, at lejer kunne udsættes af lejemålet.

Afgørelsen fastslår altså, at det beskyttelseshensyn, der fremgår af lejelovens §4, stk. 2, som er indsat for at beskytte lejeren, kan fraviges, når lejer selv ændrer praksissen mellem parterne – dog forudsat at udlejer bekræfter ændringen.

I en tidligere afgørelse opsagde lejer ligeledes lejemålet pr. mail, hvilket udlejer ikke accepterede.
Udlejer har, modsat lejer, ikke samme mulighed for at fravige skriftlighed, medmindre udlejer i lejekontrakten har angivet, at der er aftalt digital kommunikation mellem parter i henhold til lejelovens §4, stk. 2.
Beskyttelseshensynet kan derfor alene fraviges af lejer, men udlejer har dog mulighed for at modsætte sig.

Søren Saaby fra Øens adbokatfirmaSøren Saaby Hansen
ØEN’s Advokatfirma

Charlotte Szocska
Szocska A/S

Louise KaczorLouise Kaczor
LKA Advokatfirma